Een aanvraag voor vakantiedagen moet door de werkgever worden goedgekeurd. Kunnen goedkeurde vakantiedagen daarna nog wijzigen? Deze vraag wordt regelmatig gesteld. Het gaat dan om onvoorziene omstandigheden ten tijde van de aanvraag van de vakantie. Denk aan ziekte (van familieleden) of overlijden (van familieleden). Een andere onverwachte situatie is een reorganisatie bij het bedrijf. Werknemer krijgt onverwacht te horen dat zijn functie in het kader van een reorganisatie op korte termijn komt te vervallen. Vooruitlopend daarop wordt werknemer vaak direct vrijgesteld van werk. In al dit gevallen willen werknemers een al geplande vakantie alsnog kunnen wijzigen. Zodat hij vakantie kan genieten op een later moment. Of bij reorganisatie, dat die vakantie vervalt nu hij toch onverwacht vrijgesteld is van werk. Zodat die vakantiedagen alsnog worden uitbetaald.
vakantiedagen wijzigen
Vakantie in CAO of arbeidsovereenkomst
In bepaalde CAO’s (bijvoorbeeld de bouw of het onderwijs) of in een individuele arbeidsovereenkomst kan bepaald zijn, op welke data de werknemer vakantie zal genieten. Werknemer kan een vakantie op andere data in die gevallen niet afdwingen. Het coronavirus verandert daar niets aan.
Toestemming voor vakantie vragen
Werknemers hebben een wettelijk recht om op vakantie te kunnen gaan. Uitgangspunt is dat de werknemer schriftelijk toestemming voor die vakantie vraagt aan de werkgever. De meeste werkgevers hebben daar formulieren voor. De werkgever dient op een vakantieaanvraag van de werknemer binnen 14 dagen te reageren. Binnen die termijn zal de werkgever de vakantiewens veelal goedkeuren, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. De werkgever moet die bezwaren dan ook zelf binnen die 14 dagen schriftelijk aan de werknemer kenbaar maken. De werkgever dient tijdig aan te geven waarom de vakantie in de gevraagde tijd niet door kan gaan. Reageert de werkgever niet tijdig op het verzoek van de werknemer, dan geldt de vakantie als vastgesteld.
Vakantieaanvraag aan het begin van dit jaar gedaan
Veel bedrijven vragen aan hun werknemers om tijdig, soms al aan het begin van een jaar, hun vakantieaanvragen voor de zomer door te geven. Op die manier hoopt de werkgever de vakanties zo te kunnen vaststellen dat alle werknemers die dat willen in de zomerperiode weg kunnen gaan. Gelijktijdig kan de werkgever tijdig vakantieplannen bijsturen, zodat bedrijfsprocessen ongehinderd doorlopen. De toestemming van de werkgever is immers nodig om op vakantie te kunnen gaan.
Doel van vakantie?
Het genieten van vakantiedagen heeft een herstelfunctie. Werknemer heeft gelegenheid uit te rusten. Dat zie je terug in de wetgeving. De werknemer dient de vakantiedagen zoveel mogelijk op te nemen in het jaar dat hij de vakantiedagen opbouwt. Al kort na afloop van dat jaar vervallen veel vakantiedagen. Daarover schreef mijn kantoorgenoot Marc Gerritsen eerder een blog. De werknemer dient zijn vakantiedagen dan ook op te nemen voordat deze (deels) vervallen.
Waarom is wijzigen vakantiedagen moeilijk?
Een werknemer kan een eenmaal goedgekeurde vakantie niet zo maar wijzigen. Veel werkgevers hebben te maken met minder of stilliggend werk. Anderen hebben tijdelijk flexwerkers ingehuurd om de vakantieperiode goed te kunnen overbruggen. De werknemer zal daarom al snel de geplande en goedgekeurde vakantie ook daadwerkelijk moeten opnemen. Het zal heel lastig zijn voor de werknemer om hierop terug te kunnen komen.
Onverwachte omstandigheden en ‘goed werkgeverschap’
De werknemer die met onvoorziene omstandigheden te maken krijgt, waardoor hij op het geplande moment alsnog geen vakantie wil opnemen, moet in gesprek met werkgever. Werknemer moet gemotiveerd aan werkgever vragen de geplande vakantie te wijzigen. Werknemer doet dan een beroep op ‘goed werkgeverschap’, zodat werkgever de goedgekeurde vakantie wijzigt (artikel 7:611 BW). Mogelijk dat een werkgever bereid is dat alsnog te doen.
Het is evenwel geen plicht voor een werkgever aan een verzoek om de geplande vakantie te wijzigen mee te werken. Het is geen recht van de werknemer om een geplande vakantie te wijzigen. Uitgangspunt is: Werknemer zal die goedgekeurde vakantiedagen in beginsel moeten opnemen, tenzij werkgever met de wijziging instemt.
Werknemer wordt ziek vóór of tijdens geplande vakantie
Wanneer werknemer al ziek is voor de vakantie, moet hij toestemming hebben van de arboarts én werkgever hebben om op vakantie te gaan. De arboarts zal meestal instemmen om dat een zieke werknemer dan rust zal genieten en dit zijn herstel naar verwachting zal bevorderen. Voor werkgever wordt het dan lastig om die vakantie te weigeren. Dagen waarop de werknemer tijdens een vakantie ziek is, gelden niet als vakantie, tenzij de werknemer daarmee instemt (artikel 7:637 BW). Een werkgever moet dat expliciet vragen en veel zal daarbij afhangen van het advies van de arboarts.
Wordt een werknemer ziek tijdens een vakantie, dan gelden direct alle gebruikelijke regels voor de ziekmelding en ziekte. Zo zal direct een (arbo)arts ingeschakeld dienen te worden. Bevestigt die (arbo)arts dat werknemer ziek is, dan gelden die dagen niet als vakantiedagen, tenzij de werknemer daarmee wel instemt. Zoals gezegd, een werkgever moet dat expliciet vragen.
Vakantie, reorganisatie en vrijstelling van werk
Wanneer een werknemer wordt geconfronteerd met een reorganisatie waardoor zijn arbeidsplaats komt te vervallen en werkgever die werknemer direct vrijstelt van werk, dan vervalt een al goedgekeurde vakantieaanvraag ook niet zo maar. De werknemer dient de werkgever dan toestemming te vragen, die al goedgekeurde vakantie te wijzigen. Een “goed werkgever” werkgever kan dit niet echt weigeren. Zelf heeft deze werkgever immers door de directe vrijstelling van werk kenbaar gemaakt dat werknemer overbodig is in de organisatie. De geplande vakantie tijdens de vrijstelling zal vrijwel altijd geschrapt worden. De openstaande niet genoten vakantiedagen (met die van de vervallen vakantie) krijgt de werknemer dan uitbetaald.
Nog geen vakantie gepland, is er dan een verplichting vakantiedagen op te nemen?
Het omgekeerde kan niet. De werkgever kan de werknemer niet verplichten om vakantiedagen op te nemen wanneer nog geen sprake is van een aanvraag voor vakantie door de werknemer. Die werknemer moet straks een verlofaanvraag doen. De werkgever dient hierop binnen 14 dagen te reageren. Die vakantieaanvraag kan alleen geweigerd worden als het bedrijfsbelang wordt geschaad. De bewijslast daarvan ligt bij de werkgever die goed zal moeten kunnen motiveren waarom de aanvraag wordt geweigerd. Het zal een ieder duidelijk zijn dat een hele afdeling niet tegelijk op vakantie zal kunnen. In overleg zal dan moeten worden afgestemd, wie wanneer gaat.
Yvonne Weernink
Werkgever wijzigt een goedgekeurde vakantie en trekt toestemming in
Een werkgever kan een eerder goedgekeurde vakantie wijzigen, wanneer hij daarvoor gewichtige redenen heeft. Deze situatie is in de wet geregeld. Te denken valt aan de situatie, dat de vervangende collega van de werknemer plotseling ziek wordt en de werknemer onmisbaar is voor het bedrijfsproces. De werkgever dient die wijziging wel met de betrokken werknemer vooraf te overleggen. Er wordt alsnog een nieuwe datum voor de vakantie bepaald. Dat kan eerder of later zijn. Op die datum kan niet nog eens worden teruggekomen door de werkgever. Daarnaast dient de werkgever aan de werknemer de financiële schade te vergoeden van het niet doorgaan van de eerder geplande vakantie. De werknemer op zijn beurt dient daarbij zijn schade zoveel mogelijk te beperken.
Conclusie
Werkgevers en werknemers kunnen met vragen over het wijzigen of intrekken van al goedgekeurde vakanties, contact opnemen met de advocaten arbeidsrecht bij Advocaten van Waerde: telefoon 033 820 0388 / 06 82572070 of e-mail: info@advocaten-van-waerde.nl.
