Studiekosten niet meer altijd te verhalen op werknemer

Studiekosten zijn vanaf 1 augustus 2022 niet meer altijd te verhalen op de werknemer. Hierdoor komt in bepaalde gevallen een einde aan de studiekostenovereenkomst. Op die datum treedt in werking de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden. Een van de zaken die deze wet regelt is dat een werkgever de studiekosten van de werknemer niet meer op die werknemer mag verhalen indien de opleiding op grond van Wet of CAO verplicht is. Uitzondering zijn studiekosten rondom beroepsopleiding en -kwalificaties. Bestaande studiekostenovereenkomsten blijven tot die datum geldig, maar op 1 augustus 2022 kunnen ze nietig zijn.

Hoe worden studiekosten verhaald?

Studiekosten worden nu op de werknemer verhaald door de afspraken vast te leggen in een zogenaamde ‘studiekostenovereenkomst’. De werknemer verplicht zich hierin een (deel van) de opleidingskosten die de werkgever heeft voorgeschoten in termijnen aan de werkgever terug te betalen, wanneer de werknemer vertrekt bij het bedrijf binnen een bepaalde termijn na het behalen van het diploma. Dergelijke afspraken tussen werkgever en werknemer zijn tot nu toe vrij gebruikelijk. De terugbetaling van studiekosten is niet in de wet geregeld. Bij de studiekostenovereenkomst spelen redelijkheid en billijkheid en ’goed werkgeverschap’ een rol.

Eisen aan terugbetaling studiekosten

Zoals gezegd is de terugbetaling van studiekosten niet in de wet geregeld. Wel zijn in de jurisprudentie de volgende voorwaarden ontwikkeld:

1. De afspraak moet duidelijk zijn voor werknemer en daarom op schrift staan;
2. De periode waarin de werkgever geacht wordt voordeel te hebben van de door werknemer gevolgde opleiding is erin bepaald;
3. De kosten van de opleiding en wanneer die studiekosten terugbetaald moeten worden, moeten duidelijk vermeld staan;
4. De terugbetalingsverplichting kent een zogenaamde ‘glijdende schaal’. Binnen de periode dat werkgever voordeel heeft van de opleiding dient werknemer een evenredig deel van de studiekosten terug te betalen. De werknemer die later of na die termijn vertrekt hoeft niets meer terug te betalen.
5. De beslagvrije voet mag met de terugbetalingsafspraak niet overschreden worden.

Europese richtlijn Transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden

De Europese richtlijn Transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden  heeft als doel arbeidsvoorwaarden binnen de hele Europese Unie voor werknemers te verbeteren. Ten aanzien van scholing is in artikel 13 daarvan opgenomen: ’Wanneer de werkgever op grond van het Unierecht, het nationale recht of CAO verplicht is zijn werknemers een opleiding te verstrekken om het werk waarvoor zij zijn aangeworven uit te voeren, deze opleiding kosteloos wordt aangeboden aan de werknemers, als arbeidstijd wordt beschouwd en, indien mogelijk, plaatsvindt tijdens de werkuren. Uitgezonderd van deze verplichting zijn beroepsopleidingen of opleidingen die werknemers verplicht moeten volgen voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van een beroepskwalificatie, zolang de werkgever niet op grond van het Unierecht, nationale recht of CAO verplicht is dit aan te bieden.’ Alle lidstaten, waaronder Nederland, moeten deze richtlijn uiterlijk op 1 augustus 2022 in hun nationale wetgeving invoeren.

Verplichte scholing kosteloos en tijdens werktijd

Wanneer op basis van de Europese richtlijn scholing verplicht is, dan is het belangrijk ervoor te zorgen dat dergelijke opleiding gelijkelijk aan iedere werknemers wordt gegeven. De kosten van dergelijke opleiding mogen niet ten laste van de werknemer komen of worden ingehouden op of afgetrokken van zijn loon. Dergelijke opleiding moet worden meegeteld als arbeidstijd en moet, indien mogelijk, tijdens de werkuren plaatsvinden.

Nieuwe wettelijke regeling in Nederland

Nederland dient deze Europese richtlijn in de nationale wetgeving op te nemen. Het enigszins gewijzigde Wetsvoorstel implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden is op 21 juni 2022 aangenomen in de 1^e Kamer en zal op 1 augustus 2022 in werking treden.

Deel huidige wettekst blijft bestaan

De huidige wettelijke regeling over scholing in artikel 7:611a BW blijft bestaan en wordt lid 1 in de nieuwe wettelijke regeling. Hierin staat: ‘De werkgever stelt de werknemer in staat scholing te volgen, die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie en, voor zover dat redelijkerwijs van een werkgever verlangd kan worden, scholing voor het voortzetten van de arbeidsovereenkomst, indien de functie van de werknemer komt te vervallen, of wanneer werknemer die functie niet langer kan uitoefenen.’.

Welke scholing is noodzakelijk

De scholing die noodzakelijk is op grond van het nieuwe artikel 7: 611a lid 1 BW is:

• scholing die nodig is om de werknemer in staat te stellen mee te gaan met technische ontwikkelingen in de functie. Een voorbeeld is, het eigen maken van een nieuw computersysteem dat de werkgever heeft ingevoerd.
• scholing die de werknemer moet volgen in het kader van een verbetertraject;
• scholing die voortzetting van de arbeidsovereenkomst mogelijk maakt ingeval de functie van de werknemer vervalt of hij die niet langer kan uitoefenen.

Huidige wettekst wordt aangevuld

Het wetsvoorstel vult het bestaande wetsartikel 7:611a BW aan. Vanaf 1 augustus 2022 gaat artikel 7:611a lid 2 BW luiden: ‘Wanneer de werkgever op grond van het Unierecht, het nationale recht of CAO of een regeling van een bestuursorgaan verplicht is zijn werknemers scholing te verstrekken om het werk waarvoor zij zijn aangenomen uit te voeren, dan wordt de in lid 1 bedoelde scholing kosteloos aangeboden en, indien mogelijk, vindt deze plaats op de tijdstippen waarop arbeid moet worden verricht.’

Welke scholing wordt daardoor kosteloos

Indien de werkgever op grond van artikel 7:611a lid 2 BW, het Unierecht, de Nederlandse wet, CAO of regeling van een bestuursorgaan verplicht is scholing aan te bieden, dan is die scholing kosteloos. Dat geldt dus ook voor de scholing op grond van artikel 7:611a lid 1 BW. Net als op grond van de EU-richtlijn zelf mogen de kosten van dergelijke opleiding niet ten laste van de werknemer komen of worden ingehouden op of afgetrokken van zijn loon. Andere voorbeelden van Nederlandse wetten waarvan de kosteloze verplichte scholing geldt zijn te vinden in de Wet Toezicht Trustkantoren en de Wet Lokaal Spoor. De werkgever mag de studiekosten van deze door de werknemer te volgen opleiding niet langer verhalen op de werknemer.

Uitzondering Beroepsopleidingen en beroepskwalificaties

Van de Europese richtlijn en daarmee van het wetsvoorstel tot implementatie zijn uitgezonderd de studiekosten van verplichte beroepsopleidingen en opleidingen voor het verkrijgen, behouden of vernieuwen van beroepskwalificaties. Het gaat hierbij om opleidingen voor beroepskwalificaties zoals die bijvoorbeeld te vinden zijn op de lijst gereglementeerde beroepen én naar verwachting ook het overzicht gereglementeerde beroepen. Hoewel naar deze laatste lijst het wetsvoorstel niet expliciet verwijst. Deze studiekosten kunnen dan ook wel op de werknemer verhaald worden.

Studietijd = arbeidstijd

Indien de werkgever op grond van artikel 7:611a lid 2, en daarmee lid 1, verplicht is scholing aan te bieden, dan vindt deze scholing in beginsel plaats op de tijdstippen waarop arbeid moet worden verricht. Deze regel betekent dat studietijd in beginsel te ‘verlonen’ arbeidstijd is. Dat kan betekenen dat een werknemer voor studietijd bovenop de werktijden recht op uitbetaling van overuren heeft. Veel werkgevers gebruiken urenregistratiesystemen. Iedere werkgever doet er goed aan te zorgen voor een duidelijke registratie van de werkuren inclusief de studie-uren (maak een nummer waarop studie-uren worden geregistreerd). Werkgever dient er tevens op te letten dat de studerende werknemer niet meer uren werkt én studeert dan de voor die werknemer gebruikelijke overeengekomen arbeidsuren per week. Het risico voor het uitbetalen van overuren heeft werkgever. Werkgever moet de gewerkte uren, zowel de werkuren als de studie-uren gezamenlijk kunnen aantonen. Dit kan ook gelden voor werknemers waarvoor het loon inclusief overuren is bepaald. Onder dat overwerk valt immers veelal slechts incidenteel overwerk en geen structureel overwerk. Dan spelen redelijkheid en billijkheid, alsook ‘goed werkgeverschap’ weer een grote rol.

Tijdens werktijd

De werknemer dient in de gelegenheid te worden gesteld de opleiding tijdens de gebruikelijke arbeidstijd te volgen. Dit betekent dat de werkgever gehouden is om de noodzakelijke maatregelen van organisatorische aard te treffen, zodat werknemer zijn studieactiviteiten daadwerkelijk tijdens werktijd kan verrichten. Uit de jurisprudentie is duidelijk dat een werkgever niet aan die verplichting voor scholing tijdens werktijd voldoet, wanneer hij enkel inlogcodes voor de opleiding aan werknemer ter beschikking stelt. Maar de werknemer vervolgens tijdens werktijd zodanig belast dat deze de studie niet tijdens werktijd kan volgen. Wanneer de werknemer de betreffende opleiding dan niet haalt en de werkgever de arbeidsovereenkomst om die reden wil ontbinden, wordt die ontbinding afgewezen.

Diensten ten behoeve van het huishouden

In het nieuwe artikel 7: 611a lid 3 BW wordt lid 2 niet van toepassing op de werknemer die doorgaans minder dan 4 dagen per week uitsluitend of nagenoeg uitsluitend diensten verricht ten behoeve van het huishouden van een natuurlijk persoon tot wie hij in dienstbetrekking staat, waaronder ook begrepen het verlenen van zorg aan de leden van dat huishouden.

Belang werkgever

Werkgevers doen er goed aan te onderzoeken of in hun onderneming studiekosten worden verhaald op de werknemer. Studiekostenovereenkomsten worden immers nietig. Ook het opzetten van een goed registratie systeem voor studie-uren is van belang. Let tevens op dat werkuren en studie-uren gezamenlijk niet de gebruikelijke arbeidsuren van die werknemer overschrijden.

Belang werknemer

Studiekosten mogen na 1 augustus a.s. niet meer aan de werkgever worden terugbetaald. De werkgever mag vanaf die datum dus ook geen studiekosten meer met  het loon verrekenen. Doet de werkgever dit wel, wijs dan op de nieuwe wetgeving. Eindigt de arbeidsovereenkomst voor 1 augustus a.s. dan zal de werknemer de studiekosten nog wel moeten terugbetalen. De einddatum van de arbeidsovereenkomst is hiervoor bepalend.

Conclusie:

Heeft u vragen over studiekosten en of u wel of niet een overeenkomst mag sluiten waarin studiekosten toch nog verhaald worden, of heeft uw werkgever onterecht nog studiekosten ingehouden na 1 augustus a.s., neem dan contact op met de advocaten arbeidsrecht bij Advocaten van Waerde: telefoon 033 820 0388 of e-mail: info@advocaten-van-waerde.nl.