Mail
 in contractenrecht
Ingebrekestelling

Ingebrekestelling per e-mail

Wanneer een contractspartij zijn of haar verplichtingen niet nakomt, is het raadzaam om een zogenaamde “ingebrekestelling” naar die partij te verzenden. Dit is een schriftelijke aanmaning, waarbij aan de niet presterende partij een redelijke termijn wordt geboden om één of meer verplichtingen uit de gesloten overeenkomst alsnog na te komen. Indien daaraan geen gehoor wordt gegeven, komt de betreffende partij in verzuim te verkeren. Dit verzuim is nodig om een overeenkomst te kunnen ontbinden en/of een schadevergoeding te vorderen.

Mag een ingebrekestelling per e-mail worden verzonden?

Ja, een ingebrekestelling mag ook per e-mail worden verzonden, tenzij er in de overeenkomst specifiek is afgesproken dat dit via (aangetekende) post moet gebeuren. Een ingebrekestelling per e-mail is dus gewoon rechtsgeldig en is bovendien sneller en kosteloos, wat dus voordelen biedt ten opzichte van het verzenden van een aangetekende brief. De kosten van het verzenden van een aangetekende brief lopen immers steeds verder op en het duurt minimaal een werkdag voordat de brief bij de andere partij is bezorgd. Aan het verzenden van een ingebrekestelling per e-mail kleven echter wel risico’s, waarop ik later in deze blog zal ingaan.

Waarop moet ik letten bij het opstellen van een ingebrekestelling?

De ingebrekestelling dient te voldoen aan de vereisten die daaraan door de wet worden gesteld. Zo dienen de gegevens van de contractspartijen juist te zijn en moet specifiek vermeld worden welke overeenkomst er is gesloten, alsmede welke contractuele verplichting niet wordt nagekomen. Daarnaast moet er een duidelijke en redelijke termijn (doorgaans 14 dagen) worden geboden om die verplichting alsnog na te komen. Enkel een verzoek om binnen een redelijke termijn te reageren is niet rechtsgeldig. Daarnaast is het raadzaam om te vermelden wat er gebeurt als er binnen de geboden termijn niet wordt gepresteerd. Mijn kantoorgenoot Maartje van den Berg schreef eerder ook al een blog over het belang van een deugdelijke ingebrekestelling.

Wat zijn de risico’s van het verzenden van een ingebrekestelling per e-mail?

Om haar werking te hebben moet een tot een bepaalde partij gerichte verklaring (zoals een ingebrekestelling) die partij daadwerkelijk hebben bereikt (artikel 3:37 lid 3 BW). De bewijslast dat een ingebrekestelling is ontvangen rust op de verzender. Het is daarom van belang om het juiste e-mailadres te gebruiken en bijvoorbeeld een lees- en ontvangstbevestiging te vragen. Sommige (grotere) bedrijven sturen automatisch een ontvangstbevestiging, maar dat geldt zeker niet voor alle bedrijven. Verder is het aan te raden om de e-mail vanuit een beveiligde verbinding (bijvoorbeeld via SSL) te verzenden, waarmee de kans kleiner wordt dat de e-mail in de spambox terecht komt.

Dit laatste was aan de orde in een zaak bij de rechtbank Noord-Holland van 20 november 2024 en had tot gevolg dat de wanpresterende partij niet in verzuim was komen te verkeren. De vordering van de eisende partij werd (mede) daarom volledig afgewezen. Het niet op de juiste wijze verzenden van een ingebrekestelling kan dus verstrekkende (juridische) gevolgen hebben.

Conclusie

Geconcludeerd kan worden dat een ingebrekestelling per e-mail weliswaar rechtsgeldig is, maar wel het risico met zich meebrengt dat de ingebrekestelling niet het beoogde effect heeft. Als niet aangetoond kan worden dat de e-mail is ontvangen, is het daarom beter en veiliger om een ingebrekestelling per aangetekende post te verzenden.

Vragen

Heeft u vragen over de inhoud van een ingebrekestelling of heeft een door u verzonden ingebrekestelling niet het gewenste effect? Neemt u dan gerust contact met mij op. Ook bij andere vragen op het gebied van contractenrecht, vastgoedrecht en autorecht kunt u contact met mij opnemen. Ik ben te bereiken via Advocaten van Waerde in Amersfoort, telefoon 033-8200388 / 06-34277260 of e-mail info@advocaten-van-waerde.nl.

Laatste blogartikelen
Call Now Button Bel voor advies